４．導入準備
同施設では、スタッフがスムーズに運用を開始できるよう、導入前から役割分担、操作説明、連絡体制、トラブル対応の4点について準備しました。
①プロジェクトメンバーの役割分担を明確化
導入を一部のスタッフだけに任せてしまうことのないよう、同施設では下記のようにプロジェクトメンバーと役割を設定しました。
●全体の意思決定：施設長
●プロジェクト推進メンバー：各フロアの介護スタッフ1名ずつ
●メーカーの担当者との連絡窓口：生活相談員
●通知設定の取りまとめ：機能訓練指導員
●睡眠状況のアセスメント、医療連携：看護スタッフ
●ケアプランへの反映：計画作成担当者
●活用サポート、メンテナンスに関する連絡：本社の営業部IT推進課
この体制により、介護スタッフだけでなく、看護スタッフ、生活相談員、機能訓練指導員、計画作成担当者、本社の営業部IT推進課がそれぞれの専門性を生かしながら導入に関われるようにしました。
②マニュアル・動画の配布
- マニュアルは写真を多く使用し、誰が見ても操作手順を確認しやすいよう、シンプルな構成にしました。
- スタッフが操作方法を具体的に理解できるよう、実際にライブコネクトを使用している場面を撮影した動画を用意しました。
③メーカーの担当者との連携
- メーカーの担当者に定期的な研修を実施していただき、スタッフがシステム運用に関する疑問点を確認できる機会を設けました。
- メーカーの担当者への連絡窓口を生活相談員に集約し、指示や情報の行き違いが起きないようにしました。
④使用方法とトラブル対応の周知
- トラブル発生時の報告経路を明確にし、発生内容をプロジェクトメンバーに集約できる体制を整えました。
- プロジェクトメンバーは、発生したトラブルの内容と対応方法をスタッフへ随時共有し、同様の事象が起きた際に迅速に対応できるようにしました。