評価結果

理念の共通認識は「住み慣れた街での暮らしを支援するために安全で適切な福祉用具を提供します」である。ホームページや重要事項説明書にも共通認識が表現されている。事務所には法人の理念と方針を掲示し、年度の全社員会議では理念や方針を確認している。目指している方向性が確立しているが、さまざまな表現が混在しているので、今後職員や利用者、家族などにさらに浸透させていく工夫が期待される。

法人の職務分掌規程で課長や主任などの職責と決裁権限を定めている。事業所では組織図によって管理者を定め、業務分担表で販売、請求、経理などの役割を定めている。月次の理事会が重要な意思決定会議であり、職責者会議では管理者などが参加し情報伝達をしている。事業所では主に月次の職員会議、毎日の朝会などで情報をやり取りしている。決定事項は経緯も含めて丁寧に説明している。また、年度初めに全社員会議を開催し、職員は理事長と管理者と年１回面談をしている。少人数の組織のため職責や業務分担も明確であり、民主的な運営をしている。

重要事項の意思決定などは月次の理事会でおこない、決定事項は職責者会議、職員会議等で一般社員に伝達しているが、即時の共有が必要な場合には毎日の朝会で伝達している。職員会議は月末の火曜日１７時より全社員が参加しておこなわれ、月次の実績の報告、上位会議の報告、提案・検討・業務改善事項の検討、学習としての研修会を実施している。年１回の全社員会議は年度初めにおこない、方針などを確認している。利用者・家族には決定事項等の周知を必要に応じて月次の請求書送付時に「お知らせ」文書を送付している。

利用者への半年に１回のモニタリングを実施し、アフターサービス報告書の要望欄へ利用者ニーズを記載して、必要に応じて朝会や職員会議などで共有している。職員の意向は毎日の朝会、月次の職員会議や年１回の面談などで聞いている。さらには業務総括シートを活用し、業務の振り返りと共に意見収集をしている。周辺地域の情報は板橋区介護サービス全事業所連絡会や区の研修会などで収集している。また、福祉用具供給協会等に加盟することで業界の動きを理解している。取り巻く環境の把握により課題抽出をしていることが伺える。

事業計画書では喫緊の課題を明確にしており、項目ごとに施策を記載している。受注件数の増加、原価の見直し、保険外事業への取り組み、経費削減などを施策としている。中長期計画の課題ではさらに先の課題を示している。また、事業計画書を受けた予算を作成している。計画は方針など全体像がわかる記載が不十分なため、目指すべき方針等を明文化し、取り巻く環境と現状から導き出される課題と施策を記載したり、目標や施策は個々に数値化することを期待したい。

業績は理事会に報告され対応策を検討している。また、月次の職員会議で利用者数の進捗報告がされており、改善策を検討している。業務総括シートや業務日誌の活用により、進捗の把握や改善の検討をしている。利用者数の確保が確認指標であり、新規依頼の獲得をスローガンのひとつとしている。モニタリング実施率は１００％を目標としている。事業計画策定から実行、進捗確認、検討、修正のサイクルが回ってはいるが、施策はできうる限り実行可能で職員の納得性の高い明確な指標を設定し、サイクルを回すことを期待したい。

職員会議において「倫理や法令順守」「高齢者の尊厳の保持とプライバシーの保護」をテーマとしてマニュアルの読み合わせなどの研修をおこなっている。さらには個人情報保護や虐待防止などの研修を実施している。新入職員研修ではコンプライアンスに関する基礎的な研修も実施しており、職員の育成とパワハラへの留意などの問題意識を持っている。今後は取り巻く環境を考慮し、起こりうるリスクを想定し、守るべきコンプライアンスルールや倫理観などの明文化とその周知徹底を期待したい。

利用者・家族の相談・苦情に関しては、受付窓口及び行政などの窓口を重要事項説明書に記載し、契約締結時に説明している。「苦情対応手順/フロー」「介護サービスの事故対応手順」で対応のフローを整備している。事故・クレームの報告体制はあるが、利用者モニタリング時に作成するアフターサービス報告書で利用者の要望を聞いて共有し、対応の検討をする体制である。虐待防止の体制では「高齢者虐待防止のための指針」「高齢者虐待対応フローチャート」を策定し、理解を深めている。虐待発見時には上長へ報告し、緊急会議を開催するフローである。

区の介護サービス全事業所連絡会において福祉用具フェアを開催している。事業所の入居するビル３階で店舗販売もしており、入り口には理念、方針、運営規程など掲示し情報開示している。病院で靴や杖などの出張相談を実施し、販売用の車いすや歩行器の点検などをしている。コロナ禍以前は近隣病院の福祉用具の相談会などを実施していた。現在ビル１階のスペースは貸与品の返却一時預かりとしているが、福祉用具の展示などに活用できればさらいによいと思われる。

経営環境の変化などを考慮した事業上のリスクへの対応のため、事業計画書に各リスクへの対応を記載している。優先順位の高いリスクは介護報酬改定による売上のダウンの影響での業績悪化であり、対応のため利用者数増と原価、経費削減を計画している。一方で感染症対策に関してはコロナ禍において徹底しており、り患する職員はいたものの、クラスター化はしていない。また、日常的な利用者のクレームや事故などは極めて少ないものの、モニタリング実施時に要望を聞き取って朝会で共有し、対応を検討している。

事業継続計画は感染症対策版及び自然災害版を策定している。目標復旧日数の目安は７日としており、対応するべき項目も整理している。計画書を職員へ配布しているが、十分な周知ができているとは言い難い。福祉用具貸与の同業者４社でＢＣＰ対策の学習会を開いて対応の検討をしている。職員自己評価では、「事業継続計画を理解し、自分の役割に応じて対応できるか」について「わからない」が多数を占めている。今後は職員一人ひとりが何をすべきなのか明確にし、実際に動けるレベルまでの周知徹底や実地研修などを期待したい。

事業所が取得する個人情報はセンシティブな情報であり、取得の方法や管理への対応は重要である。個人情報保護規程を整備し、職員とは個人情報保護の誓約書を交わしている。利用者には重要事項説明書で説明をし、情報管理について同意を得ている。情報の収集、利用、保管、廃棄に関しても個人情報保護規程によって運用をしている。データはハードディスクで保存し、バックアップを取っている。アクセス権限を設定し、パスワード管理をしている。今後はクラウド管理への移行を予定している。また、紙情報は施錠管理をしている。

人材確保のためＷＥＢの求人募集媒体なども利用しており、現状は充足している。職員とは年１回の面談で異動や配置などの意向を聞いている。同業の他法人との連携で出向研修などの人事交流をしており、場合によっては転籍が視野に入ることもある。少人数の組織のため現状の人員配置や組織の今後の展望は、人材の定着や育成に関して重要である。離職防止の効果も含めて、より具体的な見通しの説明を期待したい。

新規採用者に関しては研修カリキュラムを策定し、職員育成シートを活用し研修をしている。従前は３か月研修後、すぐに現場実務としていたが、現在はきめ細かいサポートをしている。年度の研修計画を策定し、ＷＥＢ研修も取り入れており、資格取得へのサポートも充実している。また、月次の職員会議でも「認知症と認知症のケア」「事故の防止と対応」「個人情報保護」「倫理と法令順守」などの学習会を開催している。月次の業務総括シートの活用や年１回の面談での育成面接シートの活用で、業務の把握及び職員の育成としている。

職場環境の管理では、有給休暇取得や時間外勤務の管理をしている。年1回の面談で使用する育成面接シートは過去1年間の目標と評価、現在の仕事や環境、現在の仕事の振り返り、今後1年間の目標を自己評価、自己申告し、自由記載欄もあり、上長の評価を記載している。また、福利厚生では共済制度が充実しており、医療費や書籍購入代などへの補助もあり、職員の意欲向上に寄与している。